مجموعه من الدروس لتعلم الاكسل

الدرس الأول : - تعلم أساسيات ورقة العمل


بعد الانتهاء من هذا الدرس ستتمكن من القيام بما يلي:
 إنشاء مصنف.
 إنشاء مصنف من قالب.
 فهم عناصر إطار Microsoft Excel.
 تحديد الخلايا.
 إدخال نص وأرقام وتواريخ في ورقة العمل.
 إدخال نطاق بيانات.
 تحرير محتويات الخلايا.
 التنقل بين أوراق العمل.
 تسمية مصنف وحفظه.
 فتح مصنف.
 إعادة تسمية ورقة عمل.
 معاينة ورقة عمل وطباعتها.
 إغلاق المصنف وإنهاء Excel.
يعتبر Microsoft® Excel برنامج متميز لتنظيم البيانات الرقمية وتنسيقها واحتسابها. فيقوم Excel بعرض البيانات بتنسيق الصفوف والأعمدة إلى جانب خطوط شبكات بين الصفوف والأعمدة، حيث يتشابه مع دفاتر الأستاذ الخاصة بالمحاسبة أو ورق الرسم البياني. وبالتالي فإن Excel يتناسب تمامًا مع معالجة البيانات الرقمية للمحاسبة والأبحاث الخاصة وعمليات التسجيل الإحصائي وأي حالة أخرى يمكن أن يكون تنظيم البيانات بتنسيق يشبه الجدول مفيدًا فيها. فغالبًا ما يسجل المعلمون البيانات الخاصة بدرجات الطلاب في Excel ويقوم المديرون في غالب الأحيان بتخزين قوائم البيانات — مثل سجلات المخزون أو سجلات الأفراد— في برنامج Excel. ومن خلال دراستك لهذا البرنامج التدريبي، تتعلم كيف يساعد Excel على إجراء العمليات الحسابية على البيانات الرقمية ويوفر الكثير من الطرق لتنسيق البيانات لأغراض العرض التقديمي، بما في ذلك التخطيطات والتقارير.
لاستكمال الإجراءات في هذا الدرس، يجب استخدام الملف
Employee Information.xls في المجلد Lesson01 الموجود داخل المجلد Practice والموجود على القرص الثابت لديك.
إنشاء مصنف
يتم بدء تشغيل Excel باستخدام أي أسلوب يتم استخدامه لبدء تشغيل برامج
Microsoft Windows الأخرى. وإحدى الطرق الشائعة هي النقر فوق الزر "ابدأ" ثم الإشارة إلى "كافة البرامج" واختيار "Microsoft Excel" بالقائمة الفرعية. كما يمكنك النقر فوق رمز اختصار البرنامج، إن وُجد، على سطح المكتب أو الشريط "بدء تشغيل سريع".
عند بدء تشغيل Excel، يتم فتح مصنف فارغ، اسمه Book1، بشكل افتراضي. والمصنف هو ملف يمكن أن يتضمن أوراق عمل متعددة. وفي المقابل، فإن ورقة العمل هي شبكة من الصفوف والأعمدة يمكنك إدخال بيانات فيها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أربع أوراق عمل للموازنة في مصنف واحد، بحيث تحتوي كل ورقة عمل على موازنة لربع سنة واحد من السنة المالية التالية. إذا كنت معلمًا وتستخدم برنامج Excel، يمكنك إنشاء أوراق عمل لدرجات التقييم في نفس المصنف، بحيث يتم تخزين سجلات الدرجات لفصل دراسي واحد في كل ورقة عمل. وكما ترى فإن المصنف يتيح لك إمكانية تجميع أوراق عمل بها بيانات متعلقة بالأمر نفسه. وبعد إنشاء مصنف، يمكنك حفظه كملف مفرد على القرص الثابت لديك.
وتقوم في هذا التمرين بتشغيل Excel وإنشاء مصنف قياسي وإغلاق المصنف.
1 من شريط مهام Windows، انقر فوق الزر "ابدأ" وقم بالإشارة إلى "كافة البرامج"، ثم انقر فوق Microsoft Excel.
يتم فتح Excel بمصنف اسمه Book1 جاهز للاستخدام.

2 في المقطع "جديد" من جزء المهام "مصنف جديد"، انقر فوق "مصنف فارغ".
يقوم Excel بإنشاء مصنف اسمه Book2 ويختفي جزء المهام.
3 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إغلاق".
يقوم Excel بإغلاق Book2، ويعود Book1 للظهور مرة أخرى.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
إنشاء مصنف من قالب
إذا كنت بحاجة إلى مصنف فارغ آخر، يمكنك إنشاء مصنف في أي وقت، حتى إذا كان هناك مصنف مفتوحًا بالفعل. كما يوفر Excel قوالب تتيح لك إمكانية إنشاء مصنفات تم إعدادها مسبقًا لتتبع أنواع معينة من البيانات، مثل بيانات الفواتير وطلبية الشراء. لإنشاء مصنف بالاستناد إلى قالب، انقر فوق "جديد" من القائمة "ملف" حيث يتم فتح جزء المهام "مصنف جديد". ومن مقطع "جديد من قالب"، اختر "قوالب عامة".

من مربع الحوار "قوالب"، يمكنك اختيار علامة التبويب "حلول جدول البيانات" ثم تحديد أحد القوالب المعروضة.
فهم عناصر الإطار
تتشابه معظم عناصر إطار برنامج Excel مع إطارات البرامج الأخرى الموجودة في Windows. ويوضح الرسم الموجود بالصفحة التالية أكثر الأجزاء أهمية في Excel، ويتميز الجزءان الأخيران بأنهما جديدان في Excel 2002: إطار المصنف وشريط القوائم الرئيسي وشريط الصيغة وشريطا الأدوات "قياسي" و"تنسيق" والمربع "طرح سؤال" وجزء المهام.

ويقدم الجدول التالي وصفًا للعناصر الموجودة في إطار برنامج Excel.
العنصر الوصف
شريط العنوان يقوم بتعريف البرنامج الحالي واسم المصنف الحالي.
شريط القوائم يسرد أسماء القوائم الموجودة في برنامج Excel.
أشرطة الأدوات توفر إمكانية الوصول السريع إلى الوظائف التي يتم استخدامها بشكل متكرر، مثل التنسيق والمحاذاة واحتساب إجمالي إدخالات الخلايا. ويظهر شريطا الأدوات "قياسي" و"تنسيق" بشكل افتراضي.
مربع الاسم يعرض عنوان الخلية النشطة.
شريط الصيغة يعرض محتويات الخلية النشطة.
جزء المهام يتيح لك إمكانية فتح الملفات ولصق بيانات من "الحافظة" وإنشاء مصنفات فارغة وإنشاء مصنفات Excel بالاستناد إلى الملفات الموجودة.
المربع "طرح سؤال" يعرض موضوعات التعليمات التي توافق طلبك وذلك عند كتابة سؤال في المربع.
شريط المعلومات يعرض المعلومات الخاصة بأمر محدد. كما يشير إلى حالة ("تشغيل" أو "إيقاف تشغيل") المفاتيح Caps Lock وNum Lock.
أشرطة التمرير تتضمن شريط تمرير عمودي وآخر أفقي وأربعة أسهم تمرير، كل منها يُستخدم لعرض منطقة مختلفة من ورقة العمل.
الزر "تحديد الكل" يحدد كافة الخلايا بورقة عمل.
علامات تبويب الأوراق تتيح لك إمكانية عرض أوراق العمل في المصنف المفتوح.
ورقة العمل عبارة عن شبكة من الأعمدة العمودية (معرَفة بأحرف أبجدية) والصفوف الأفقية (معرَفة بأحرف رقمية). حيث تتقاطع الأعمدة والصفوف لتشكل خلايا. يمكن تعريف كل خلية بمرجع خلية كامل أو عنوان مكون من إحداثيات العمود والصف لتلك الخلية—على سبيل المثال، B3.
الخلية النشطة وهي خلية، معينة بحد سميك، ستتأثر عند كتابة بيانات أو تحريرها.
الزر "تصغير" يقوم بتصغير الإطار إلى زر على شريط المهام.
الزر "تكبير"/"استعادة إلى الأسفل" يقوم بالتبديل (من وضع لآخر) بين تكبير الإطار واستعادته إلى حجمه السابق.
الزر "إغلاق" يقوم بإغلاق الإطار الذي يظهر عليه الزر.
تلميح الشاشة عبارة عن مربع منبثق صغير يعرض اسم كائن أو زر بشريط الأدوات عند الإشارة إليه بمؤشر الماوس.
وأفضل ما يميز جزء المهام هو أنه يقوم بتجميع إجراءات عامة كثيرة، مثل فتح ملفات جديدة أو إنشائها، في مكان واحد كما يتيح لك إمكانية القيام بهذه الإجراءات بواسطة النقر بالماوس مرة واحدة. والعيب الوحيد لجزء المهام هو أنه يشغل حيزًا كبيرًا على الشاشة. ولحسن الحظ أنه يمكنك إظهار جزء المهام أو إخفاؤه بسهولة ويسر. من القائمة "عرض"، انقر فوق "جزء المهام"، يقوم Excel بإخفاء جزء المهام إذا كان معروضًا حاليًا أو يظهره إذا كان مخفيًا.
وتتضح فائدة وضع المربع "طرح سؤال" في إطار Excel الرئيسي في أنه يمكنك الحصول على المساعدة بشكل سريع وسهل حيث يكون السؤال حاضرًا في ذهنك وذلك دون إضافة أية خطوات قد تصرف انتباهك عن السؤال. وبوجود هذه الميزة لن يكون هناك داعٍ للانتقال إلى القائمة "تعليمات" أو "مساعد Office" عند الحاجة إلى مساعدة.
وستتعامل في هذا التمرين مع عناصر إطار برنامج Excel.
1 قم بالإشارة إلى الزر "معالج التخطيطات" الموجود بشريط الأدوات "قياسي" لثوانٍ معدودة.
يظهر تلميح الشاشة معالج التخطيطات.
2 قم بالإشارة إلى "مربع الاسم" الذي يتضمن عنوان الخلية A1.
يظهر تلميح الشاشة مربع الاسم.

3 انقر فوق الزر "خيارات شريط الأدوات" الموجود في نهاية شريط الأدوات "تنسيق".
تظهر قائمة بالخيارات.

4 قم بالإشارة إلى الأمر "إضافة أو إزالة الأزرار".
تظهر قائمة تحتوي على أوامر إضافية.
5 قم بالإشارة إلى "تنسيق" بالقائمة الفرعية.
تظهر قائمة بخيارات أزرار التنسيق.

6 ضع مؤشر الماوس فوق كل زر معروض حديثًا بشريط الأدوات.
يظهر تلميح الشاشة ليشرح كل زر.
7 عند الانتهاء، انقر في أي مكان خارج القوائم المفتوحة ليتم إغلاق القوائم.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
تحديد الخلايا
يجب تعريف الخلية (تقاطع صف مع عمود) التي تريد إدراج البيانات بها وذلك قبل إدخال البيانات بورقة العمل. يُعرف ذلك بأنه تحديد الخلية. يمكنك تحديد خلية مفردة وصف وعمود ومجموعات من الخلايا المتجاورة أو غير المتجاورة.
لتحديد خلية مفردة، انقر فوق تلك الخلية. عند تحديد إحدى الخلايا، يحيط بها حد أسود وتصبح تلك الخلية هي الخلية النشطة، كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي.

يمكنك تحديد كافة الخلايا الموجودة في ورقة عمل بالنقر فوق الزر "تحديد الكل" الموجود في الزاوية العليا اليمنى من ورقة العمل.

يمكنك تحديد صف أو عمود مفرد في ورقة عمل بالنقر فوق محدد الصف أو العمود المقابل.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية تحديد صف أو عمود بالكامل في ورقة العمل الحالية.
1 انقر فوق محدد العمود D.
يتم تحديد العمود D.
2 انقر فوق محدد الصف 1.
يتم تحديد الصف 1.
3 انقر فوق محدد العمود B ثم اسحب مؤشر الماوس إلى محدد العمود E.
يتم تحديد الأعمدة.
4 انقر فوق أية خلية في العمود G.
يتم إلغاء تحديد الأعمدة B وC وD وE.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
تحديد نطاق من الخلايا
عادةً ما يتم تحديد النطاق بمراجع الخليتين الأولى والأخيرة الخاصتين به بعلامة النقطتين بينهما. على سبيل المثال، يُعرف النطاق العمودي الممتد من الخلية A1 إلى الخلية A9 بأنه A1:A9. وبالمثل، يُعرف النطاق الأفقي الممتد من الخلية C3 إلى الخلية G3 بأنه C3:G3. وتُعرف النطاقات التي تمتد عبر كتلة من الأعمدة والصفوف بعناوين الخلايا في الزوايا العليا اليمنى والسفلى اليسرى من تلك الكتلة (C5:F9)، كما هو موضح في الرسم التوضيحي التالي.

وتقوم بتحديد نطاق من الخلايا بسحب مؤشر الماوس فوق الخلايا. عند تحديد نطاق من الخلايا، تصبح أول خلية تم اختيارها هي الخلية النشطة. وتكون الخلية النشطة بيضاء في حين يكون نطاق الخلايا أزرق.
وتتعرف في هذا التمرين على كيفية تحديد مجموعة من الخلايا المتجاورة في ورقة العمل الحالية.
1 انقر فوق الخلية E3 مع ضغط زر الماوس باستمرار ثم اسحب مؤشر الماوس للأسفل إلى الخلية E12 ثم اترك زر الماوس.
يتم تحديد النطاق E3:E12 وتظل الخلية E3 هي الخلية النشطة.
2 انقر فوق الخلية A5 واضغط مفتاح العالي (Shift) باستمرار ثم انقر فوق الخلية H16.
يتم تحدي النطاق وتظل الخلية A5 هي الخلية النشطة.

3 انقر فوق الخلية F17 واضغط مفتاح العالي (Shift) باستمرار ثم اضغط مفتاح السهم للأسفل أربع مرات.
يتم تحديد نطاق الخلايا من F17 إلى F21 (والمشار إليه بالشكل F17:F21).
إدخال نص في ورقة عمل
يمكنك إدخال ثلاث فئات أساسية من البيانات في أي ورقة عمل لبرنامج Excel: نصوص وأرقام وصيغ. لإدخال نص أو أرقام في خلية، قم بتحديد الخلية ونوع البيانات. وأثناء الكتابة، يظهر كل حرف في "شريط الصيغة" وفي الخلية النشطة، إلى جانب نقطة الإدراج. وتشير نقطة الإدراج إلى مكان إدراج الحرف التالي.
إدخال النص، الذي يطلق عليه أحيانًا تسمية، هو الإدخال الذي يتضمن الأحرف من A إلى Z أو أي حرف آخر لا يوجد به قيمة رقمية خالصة. في بعض الأحيان يتضمن الإدخال النصي أرقامًا، كما هو الحال في عناوين الشوارع.
ويظهر إدخال النص في وضع الضبط إلى اليمين بشكل افتراضي في الخلية. إذا كان الإدخال أطول من العرض المحدد للخلية، إما أنه "يتجاوز" الخلية الحالية ليملأ الخلية المجاورة (إذا كانت الخلية فارغة) أو يظهر بشكل مقطوع (إذا لم تكن الخلية المجاورة فارغة). ومع ذلك يتم تخزين النص، داخليًا، في خلية واحدة فقط ويتضمن كافة الحروف التي تم إدخالها بشكل أساسي.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال نص في ورقة عمل.
1 انقر فوق الخلية A1 واكتب مبيعات ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
يتم إدخال النص في الخلية A1 وتصبح الخلية A2 نشطة.
2 انقر فوق الخلية A3 واكتب كبائن ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
تحتوي الخلية A3 على الكلمة كبائن وتصبح الخلية A4 نشطة.
3 اكتب وحدات فندقية ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
يتم إدخال كلمة وحدات فندقية في الخلية A4.

احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
إدخال أرقام في ورقة عمل
يتضمن الإدخال الرقمي مزيجًا من الأرقام من 0 إلى 9 والأحرف الخاصة التالية بشكل اختياري.
الحرف الاستخدام
+ الإشارة إلى قيمة موجبة
- أو ( ) الإشارة إلى قيمة سالبة
$ الإشارة إلى قيمة عملة
% الإشارة إلى نسبة مئوية
/ الإشارة إلى كسر
. الإشارة إلى قيمة عشرية
, فصل أرقام الإدخال
E أو e لعرض إدخال برمز علمي (دالة أسية)
في حالة بدء إدخال بعلامة الجمع للإشارة إلى عدد موجب، يتجاهل Excel هذه العلامة. في حالة كتابة أقواس للإشارة إلى عدد سالب، يظهر العدد بعلامة الطرح. في حالة تضمين علامة الدولار أو علامة النسبة المئوية أو خط مائل للأمام أو فاصلة أو رمز أسي، يقوم البرنامج بتعيين تنسيق رقمي للإدخال تلقائيًا.
ويظهر الإدخال الرقمي في وضع الضبط إلى اليمين بشكل افتراضي في الخلية. إذا كان الإدخال أطول من العرض المحدد للخلية، فإنه يظهر في شكل رمز علمي، مثل العلامات المتتالية (####) أو يظهر مقرّبًا. ومع ذلك يقوم Excel بتخزين كافة الأرقام داخليًا كما تم إدخالها.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال الأرقام الخاصة بالمبيعات في ورقة العمل.
1 انقر فوق الخلية B3 واكتب 42848 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
تم إدخال الرقم في الخلية B3 وأصبحت الخلية B4 نشطة.
2 اكتب 92346 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
تم أدخال الرقم في الخلية B4 وأصبحت الخلية B5 نشطة.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
إدخال تواريخ في ورقة عمل
يمكن تمثيل التواريخ في أوراق عمل Excel باستخدام أرقام فقط أو مزيج من النص والأرقام. فعلى سبيل المثال، تعتبر الطريقتان يناير 22، 2004 و1/22/04 طريقتان لإدخال نفس التاريخ. وكما هو الحال مع النص، فإن التواريخ غالبًا ما يتم استخدامها كتسميات للصفوف والأعمدة. لكن تختلف التواريخ عن النص في أنها تُعتبر أرقام تسلسلية، فهي تسلسلية ويمكن جمعها وطرحها واستخدامها في العمليات الحسابية.
توخى الحذر عند التعبير عن سنة باستخدام فقط آخر رقمين من السنة. فبرنامج Excel يفسر السنوات التي تتكون من رقمين من 00 إلى 29 على أنها تمثل السنوات من 2000 حتى 2029، ويتم تفسير السنوات المكونة من رقمين من 30 إلى 99 على أنها السنوات من 1930 حتى 1999. ويستخدم تنسيق السنة الافتراضي رقمين؛ إلا أنه من الأفضل كتابة السنة بأربعة أرقام لتجنب الالتباس.
ويظهر التاريخ في وضع الضبط إلى اليمين بشكل افتراضي في الخلية. بعد كتابة تاريخ وإدخاله في خلية، قد يعيد Excel تنسيق التاريخ ويمثله بشكل مختلف. حيث تعتمد الطريقة التي يتم تمثيل التاريخ بها في خلية بشكل أساسي على إعداد التاريخ الافتراضي للكمبيوتر. وستتعلم في الدرس التالي كيفية اختيار تنسيقات التاريخ، بما في ذلك خيارات السنوات المكونة من أربعة أرقام.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال تواريخ في ورقة عمل.
1 انقر فوق الخلية B1 واكتب يناير 2004 ثم اضغط مفتاح علامة الجدولة (Tab).
يختصر Excel التاريخ عند كتابته باللغة الإنجليزية من January 2004
(يناير 2004) إلى Jan-04، وتصبح الخلية C1 هي الخلية النشطة.
2 اكتب Feb 2004 (فبراير 2004) ثم اضغط مفتاح الجدولة (Tab).
يستخدم Excel نفس تنسيق التاريخ كما سبق ويتم إدخال Feb-04 في الخلية C1. تصبح الخلية D1 هي الخلية النشطة حاليًا.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
إدخال نطاق بيانات
لإدخال بيانات في خلية فردية، اكتب البيانات ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter). عند الحاجة إلى إدراج إدخالات متتابعة، يمكنك تحديد النطاق أولاً لإدخال البيانات بسرعة أكبر.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية إدخال مزيد من الأرقام الخاصة بالمبيعات في ورقة العمل.
1 انقر فوق الخلية C3 واسحب إلى الخلية D4 واترك زر الماوس.
يتم تحديد الخلايا C3 وC4 وD3 وD4.
2 اكتب 39768 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
يتم إدخال الرقم في الخلية C3 وتصبح الخلية C4 نشطة.
3 اكتب 90426 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
يتم إدخال الرقم في الخلية C4 وتصبح الخلية D3 نشطة.
4 اكتب 45122 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
يتم إدخال الرقم في الخلية D3 وتصبح الخلية D4 نشطة.

5 اكتب 87409 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
يتم إدخال الرقم وتصبح الخلية C3 نشطة.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
تحرير محتويات الخلية
بعد إدخال البيانات في خلية، يمكنك تغيير محتويات الخلية بسهولة. فيجب أولاً النقر المزدوج فوق الخلية أو النقر فوق الخلية ثم النقر داخل "شريط الصيغة". يعمل أي من هذين الإجراءين على أن يكون Excel في الوضع "تحرير" والذي يمكنك التحقق منه بالتأكد من ظهور كلمة تحرير في شريط "المعلومات". وتقوم بعد ذلك بالكتابة ثم تضغط مفتاح الحذف (Delete) أو مفتاح مسافة للخلف (Backspace) لتحرير البيانات في الخلية. عندما يكون برنامج Excel في الوضع "تحرير"، يظهر زران إلى يمين "شريط الصيغة": "إلغاء الأمر" و"إدخال".

يمكنك النقر فوق الزر "إلغاء الأمر" أو ضغط مفتاح الخروج "Esc" لإلغاء إدخال قبل إدخاله بشكل فعلي في ورقة العمل. ويؤدي القيام بأي من هذين الإجراءين إلى حذف كل ما كتبته ويخرج Excel من الوضع "تحرير". كما يؤدي إلى استعادة المحتويات السابقة للخلية النشطة، إذا كانت تلك الخلية تحتوي على بيانات. يمكنك النقر فوق الزر "إدخال" لاستكمال الإدخال.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية مراجعة بعض الإدخالات في ورقة العمل الحالية.
1 انقر فوق الخلية B3، ضع مؤشر الماوس بين 2 و8 في "شريط الصيغة" ثم انقر.
يتم تنشيط الوضع "تحرير" وتظهر نقطة الإدراج على شكل I (علامة رأس المؤشر).
2 اضغط مفتاح مسافة للخلف (Backspace) واكتب 6 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
تحتوي الخلية B3 الآن على الإدخال 46848.
3 انقر فوق الخلية C4 واكتب 92313 ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
تحتوي الخلية C4 الآن على الإدخال 92313.
4 انقر فوق الخلية C3 واكتب 65452 ثم انقر فوق الزر "إلغاء الأمر" الموجود على "شريط الصيغة".
يتم إلغاء إدخال البيانات مع استعادة القيمة الأصلية.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
التنقل بين أوراق العمل
كما هو موضح في بداية هذا الدرس، فإن كل مصنف Excel يتكون من أوراق عمل فردية. يساعدك ذلك على تجميع أوراق العمل التي تحمل موضوعات متشابهة معًا في مصنف واحد. وعادةً ما يحتوي المصنف الجديد على ثلاث أوراق عمل فارغة بشكل افتراضي. ويمكن إضافة المزيد من أوراق العمل عند الحاجة إلى ذلك، كما يمكن حذف أوراق العمل غير المستخدمة إذا لزم الأمر. تظهر أسماء الأوراق في علامات تبويب بطول الجزء السفلي من إطار المصنف.

تتعرف في هذا التمرين على كيفية عرض ورقتي عمل داخل نفس المصنف.
1 انقر فوق علامة التبويب "ورقة2" الموجودة في الجزء اسفلي من إطار المصنف.
تظهر "ورقة2" ومحتوياتها. وتكون ورقة العمل فارغة.
2 انقر فوق علامة التبويب "ورقة1" الموجودة في الجزء اسفلي من إطار المصنف.
تظهر "ورقة1" ومحتوياتها.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
تسمية مصنف وحفظه
عند الانتهاء من إدخال البيانات وتحريرها في أحد المصنفات، يجب تسمية المصنف وحفظه على القرص الثابت لديك حتى تتوفر لديك المعلومات عند تشغيل الكمبيوتر في المرة القادمة. وتماثل عملية حفظ ملفات المصنفات عملية حفظ الأنواع الأخرى من الملفات في برامج Windows. حيث يجب تسمية المصنف وتحديد المجلد الذي تريد حفظ المصنف به في أول مرة تقوم فيها بحفظه. ويمكنك حفظه في مجلد على القرص الثابت لديك أو، إذا كنت متصلاً بشبكة، على قرص ثابت لجهاز آخر. كما يمكنك إنشاء مجلد لحفظ المصنف عن طريق استخدام الأدوات الموجودة في Excel. وبعد حفظ المصنف، يمكنك فقط النقر فوق الزر "حفظ" الموجود على شريط الأدوات "قياسي" لحفظ أية تغييرات تم إجراؤها بعد آخر عملية حفظ. سيتم حفظ المصنف بنفس الاسم وفي نفس المكان.
إذا أردت حفظ المصنف باسم مختلف أو في مجلد مختلف، يمكنك إجراء هذه التغييرات عن طريق تنفيذ نفس الخطوات التي قمت بها عند حفظ المصنف في المرة الأولى. وكما هو الحال مع أي ملف Windows آخر، يمكن أن يصل طول اسم المصنف إلى 255 حرف، لكنه لا يمكن أن يتضمن أي من الأحرف التالية:
/ \ > < * ? “ | : ;
كما يمكنك استخدام عناصر التحكم الموجودة في مربع الحوار "حفظ باسم" لتحديد تنسيق مختلف للملف الجديد. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى حفظ ملف Excel بتنسيق مختلف حتى يمكنك مشاركة الملف مع شخص آخر يستخدم برنامج مختلف لجداول البيانات أو حتى لاستخدامه مع برامج غير متعلقة بجداول البيانات.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية حفظ المصنف في مجلد تقوم بإنشائه من داخل Excel. كما تقوم بحفظ المصنف كملف Lotus. (يعتبر Lotus برنامج آخر لجداول البيانات.)
1 من القائمة "ملف"، انقر فوق "حفظ باسم".
يعرض Excel مربع الحوار "حفظ باسم". ستعتمد الملفات والمجلدات التي تظهر في مربع الحوار هذا على المجلد الذي تم استخدامه في آخر مرة لحفظ مصنف على الكمبيوتر لديك.

2 انقر فوق السهم للأسفل لـ "حفظ في"، ثم انقر فوق رمز القرص الثابت المحلي (غالبًا ما يكون محرك الأقراص C).
3 انقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Practice.
4 انقر فوق الزر "إنشاء مجلد جديد" في مربع الحوار.
يظهر مربع الحوار "مجلد جديد".
5 اكتب 2004 Sales وانقر فوق "موافق".
يتم إغلاق مربع الحوار "مجلد جديد" ويعرض مربع الحوار "حفظ باسم" المجلد مبيعات 2004. يظهر الاسم Book1 في مربع النص "اسم الملف" حيث أن Book1 هو الملف المفتوح.
6 حدد النص الموجود في المربع "اسم الملف" واكتب مبيعات وحدات الإقامة ثم انقر فوق "حفظ".
تتم تسمية الملف وحفظه.
7 من القائمة "ملف"، انقر فوق "حفظ باسم".
8 وفي مربع الحوار "حفظ باسم"، انقر فوق السهم للأسفل في مربع النص "حفظ بنوع".
9 قم بالتمرير وحدد الخيار WK4(1-2-3)(*.wk4).
10 انقر فوق "حفظ".
يتم الآن حفظ الملف بنفس الاسم ولكن كجدول بيانات Lotus ولذلك يختلف ملحق اسم الملف.
11 أغلق المصنف واترك برنامج Excel مفتوحًا.
فتح مصنف
بعد حفظ مصنف Excel، يمكنك إعادة فتحه في أي وقت لمراجعة محتوياته ولإجراء تغييرات عليه. يحتفظ Excel بمسار آخر أربعة مصنفات تم فتحها ويضع أسماء الملفات الخاصة بها في الجزء السفلي من القائمة "ملف". لفتح ملف غير موجود بهذه القائمة، ابدأ بعرض مربع الحوار "فتح".
تتعرف في هذا التمرين على كيفية عرض مربع الحوار "فتح" وفتح مصنف موجود ثم إغلاق المصنف.
1 على شريط الأدوات "قياسي"، انقر فوق الزر "فتح".
يظهر مربع الحوار "فتح".
2 انقر فوق السهم للأسفل لـ "بحث في"، ثم انقر فوق رمز القرص الثابت لديك وانقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Practice.
تظهر محتويات المجلد Practice في مربع الحوار "فتح".

3 انقر نقرًا مزدوجًا فوق المجلد Lesson01.
تظهر بذلك أسماء الملفات المخزنة في المجلد Lesson01.
4 انقر فوق الملف Employee Information ثم انقر فوق "فتح".
يتم إغلاق مربع الحوار "فتح" ويظهر الملف Employee Information.
5 من القائمة "ملف"، انقر فوق "إغلاق".
يقوم Excel بإغلاق المصنف Employee Information.
6 انقر فوق القائمة "ملف" من شريط القوائم.
يعرض Excel قائمة بالمصنفات التي تم فتحها مؤخرًا في الجزء السفلي من القائمة "ملف".
7 من القائمة "ملف"، انقر فوق Employee Information.
يتم فتح الملف.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
إعادة تسمية ورقة عمل
عادةً ما تتم تسمية أوراق العمل في كل مصنف Excel بالأسماء "ورقة1" و"ورقة2" و"ورقة3" بشكل افتراضي. وكما تساعدك تسمية المصنف باسم فريد على أن تتذكر محتواه، فإن إعادة تسمية ورقة عمل يمكن أن تذكرك بمحتواها أيضًا.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية تسمية ورقة عمل باسم مختلف.
1 انقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة تبويب الورقة "ورقة1".
يتم تحديد ورقة1 داخل علامة التبويب.
2 اكتب الدليل ثم اضغط مفتاح الإدخال (Enter).
تظهر كلمة الدليل في علامة تبويب الورقة.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
معاينة ورقة عمل وطباعتها
بعد إكمال ورقة العمل، يمكنك معاينة محتوياتها وطباعتها. لطباعة ورقة عمل، ابدأ بعرض مربع الحوار "طباعة". ويمكنك من خلال مربع الحوار هذا تغيير معظم إعدادات الطباعة ومعاينة البيانات وطباعة ورقة العمل.
ومن المفضل إجراء تدقيق إملائي لورقة العمل قبل طباعتها. انقر فوق الزر "تدقيق إملائي" الموجود على شريط الأدوات "قياسي" لبدء التدقيق الإملائي لورقة العمل.
كما يمكن معاينة ورقة العمل قبل طباعتها. يعرض الإطار معاينة قبل الطباعة عرض لصفحة كاملة للملف بالشكل الذي ستتم طباعته عليه حتى تتمكن من مراجعة التنسيق والتخطيط الكلي قبل الطباعة الفعلية.

وتظهر الأوامر المتوفرة في الإطار "معاينة قبل الطباعة" على شكل أزرار تمتد بأعلى الإطار. كما يظهر رقم الصفحة الحالية والعدد الإجمالي للصفحات في ورقة العمل في الزاوية السفلية اليمنى من الإطار.
وعندما تصبح مستعدًا للطباعة، يمكنك تحديد طباعة المصنف بالكامل أو ورقة فردية في مصنف أو نطاق محدد من البيانات فقط. ويمكنك تحديد نطاق الخلايا التي تريد طباعتها قبل عرض مربع الحوار "طباعة" أو يمكنك تحديد النطاق الذي تريد طباعته في مربع الحوار "طباعة".
تتعرف في هذا التمرين على كيفية معاينة ورقة العمل الحالية وطباعتها.
1 انقر فوق الزر "معاينة قبل الطباعة" على شريط الأدوات "قياسي".
يظهر الملف في الإطار "معاينة قبل الطباعة".
2 انقر في أي مكان من ورقة العمل.
يزيد عامل التكبير والتصغير ويتم تكبير المعاينة.
3 انقر في أي مكان من ورقة العمل مرة أخرى.
ينخفض عامل التكبير والتصغير ويتم تصغير المعاينة.
4 انقر فوق الزر "إغلاق" الموجود على شريط الأدوات "معاينة قبل الطباعة".
يتم إغلاق الإطار "معاينة قبل الطباعة".
5 من القائمة "ملف"، انقر فوق "طباعة".
يظهر مربع الحوار "طباعة".
6 انقر فوق "موافق".
تتم طباعة ورقة العمل الحالية.
7 انقر فوق الزر "حفظ" الموجود على شريط الأدوات "قياسي".
يتم حفظ ورقة العمل بالاسم الحالي.
احتفظ بهذا الملف مفتوحًا لاستخدامه في التمرين التالي.
إغلاق مصنف وإنهاء Excel
يمكنك إزالة مصنف من الإطار بإغلاق المصنف وإنهاء Excel. وبإغلاق المصنف الحالي يظل Excel قيد التشغيل، بينما يؤدي الإغلاق إلى إنهاء برنامج Excel.
بعد حفظ المصنف على القرص الثابت لديك، يمكنك مسحه من الشاشة وذلك بإغلاق إطار المصنف. إذا لم يتم حفظ المصنف، سيطلب منك برنامج Excel حفظه قبل إغلاق الإطار. عند الانتهاء من استخدام Excel، يجب إغلاقه باستخدام أوامر Excel. تجنب إيقاف تشغيل الكمبيوتر أثناء تشغيل أي برنامج.
تتعرف في هذا التمرين على كيفية إغلاق مصنف وإنهاء Excel.
1 انقر فوق الزر "إغلاق" الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من إطار المصنف.
يتم إغلاق المصنف.
2 انقر فوق الزر "إغلاق" في الزاوية العلوية اليمنى من إطار Excel.
يتم إغلاق برنامج Excel.
ملخص الدرس
تعلمت في هذا الدرس كيفية التنقل داخل Excel وكيفية تحديد الخلايا والصفوف والأعمدة. كما تعلمت كيفية إدخال نص وتحريره في الخلايا وكيفية التبديل بين أوراق عمل مختلفة وكيفية حفظ أوراق العمل وفتحها وإغلاقها وكيفية إعادة تسمية أوراق عمل مختلفة في مصنف وطباعتها.
إذا كنت ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى، قم بإجراء ما يلي:
■ إعادة تشغيل Excel.
إذا كنت لا ترغب في المتابعة والانتقال إلى دروس أخرى:
■ يكون Excel مغلق بالفعل.
الامتحان القصير
1 كيف يمكن تحديد كل الخلايا في ورقة عمل في نفس الوقت؟
2 كيف يمكن فتح مصنف موجود؟
3 ما هي أسهل الطرق لإدخال بيانات في نطاق من الخلايا؟
4 كيف يمكن إعادة تسمية ورقة عمل؟
5 كيف يمكن إغلاق كافة المصنفات المفتوحة مرة واحدة؟
6 ما الطريقتان اللتان يمكن استخدامهما لتحديد نطاق من الخلايا؟
7 كيف يمكن تحديد نطاقات غير متجاورة من الخلايا؟
8 ما الفرق بين النقر فوق "جديد" من القائمة "ملف" والنقر فوق الزر "جديد"؟
9 اذكر ثلاثة أحرف لا يمكن استخدامها في اسم أي مصنف؟؟
10 ما هي المعلومات التي يعرضها "مربع الاسم"؟
11 ما الطريقتان اللتان يمكنك استخدامهما لتعيين الوضع "تحرير" ببرنامج Excel؟
12 كيف يمكنك التنقل فيما بين أوراق العمل؟
13 ما هو السبب الذي من أجله يتم عرض ورقة عمل في الإطار "معاينة قبل الطباعة"؟
التمارين الشاملة
التمرين 1: قم بإنشاء مصنف وتسميته الأولى. اكتب أسماء وسنوات الثلاثة شهور القادمة في الخلايا B1 وC1 وD1، مثل يوليو 2004 وأغسطس 2004 وسبتمبر2004. وحدد نطاق الخلايا من B2 إلى D3 ثم أدخل أرقام في الخلايا.
هام
يجب إتمام التمرين 1 للانتقال إلى التمرين 2. لكن بإمكانك حل التمارين من 3 إلى 5 دون حل.
التمرين 2: انقر فوق الخلية C3 واستخدم "شريط الصيغة" لتغيير الرقم الموجود في الخلية. أعد تسمية "ورقة1" إلى الورقة الأولى. حدد العمود B ثم حدد الصف 5. ثم قم بتحديد النطاقين من B1 إلى D2، ومن B5 إلى D7 معًا. قم بمعاينة ورقة العمل وطباعتها ثم حفظها.
التمرين 3: ناقشنا في هذا الدرس أن برنامج Microsoft Excel يوفر عددًا من القوالب المصممة مسبقًا كي تستخدمها. افتح القالب Loan Amortization (في قوالب "حلول جدول البيانات") واكتب وصفًا مختصرًا عن أغراضه. أدخل بيانات في ورقة العمل لاستكشاف كيفية عمل ورقة العمل. ما مدى فائدة مثل هذا القالب؟
التمرين 4: ربما لاحظت من خلال المقطع "جديد من قالب" من جزء المهام "ورقة عمل جديدة" أن هناك مصدرين آخرين للقوالب بخلاف تلك التي تم تثبيتها على الجهاز مع تطبيق Excel لديك. ويتمثل أحد هذه المصادر في مواقع الويب التي ربما تكون أنت على دراية بها، هذا إلى جانب موقع Microsoft® على الويب. إذا كانت لديك إمكانية الوصول للإنترنت، انقر فوق الخيار "قوالب على Microsoft.com" واستكشف القوالب المتوفرة هناك. (تلميح: قد ترغب في استكشاف القوالب التي تتوافق مع اهتماماتك الخاصة وهواياتك الشخصية).
التمرين 5: تعلمنا في هذا الدرس كيفية تحديد نطاق من الخلايا. استخدم المربع "طرح سؤال" لمعرفة كيفية إلغاء تحديد جزء ما في النطاق دون إلغاء تحديد النطاق بأكمله وإعادة تحديد الخلايا المرغوب فيها.